Wanneer je voor de eerste keer een klantendag organiseert, is dat natuurlijk reuze spannend. Maar niet voor Comm’in Out. Want ik heb al vele relatiedagen geregeld, groot en klein. Daarom vroeg het Rijswijkse IDFocus of ik wilde meedenken én helpen bij hun klantendag in juni.

Boodschap en doelgroep en vice versa

Mijn eerste advies is om tijd te nemen voor het totale project. Denk niet dat je zo’n bijeenkomst binnen een maandje in kannen en kruiken hebt. Begin met het bepalen van doelgroep en boodschap. Wat gaan we vertellen en aan wie.
Zodra je dat in kaart hebt, kan je nadenken over bijvoorbeeld het programma (zorg voor een goede balans tussen presenteren en contactmogelijkheden). Wat wordt de datum (denk bijv. aan feestdagen en schoolvakanties). Waar gaan we de dag houden (in combinatie met aantal gasten) en is deze locatie goed bereikbaar (auto en OV). En vergeet de catering niet.

Is de feitelijke datum nog ver weg, dan kan je beginnen met een ‘save the date’ op bijvoorbeeld de website, social media, onder je e-mailhandtekening en in de nieuwsbrief. De uiteindelijke uitnodiging verstuur je uiterlijk 6 weken van tevoren. Denk ook aan de nodige reminders. En vergeet niet om zo’n 1 á 2 weken voor de bijeenkomst een bevestiging te sturen.

Interne en/of externe sprekers

Voor IDFocus was de doelgroep duidelijk. Bestaande gebruikers bijpraten over de nieuwe ontwikkelingen binnen hun Identity Management Software NIVO. Om te voorkomen dat het teveel ‘NIVO’ werd, is ook gekeken naar een spreker van buitenaf. Dit kan bijvoorbeeld een deskundige op het vakgebied zijn of misschien een gebruiker. Aangezien het Normenkader momenteel een hot item is voor PO en VO scholen, koos IDFocus voor een spreker over het ‘normenkader in de praktijk’. De klantendag krijgt zo een uitgebalanceerd programma, waarvoor veel scholen zich hebben aangemeld.

IDFocus begon al in maart met het rondsturen van een ‘save-the-date’. Zodra het programma echt in orde was, is de officiële uitnodiging verzonden. Vergeet vervolgens niet om direct een bevestiging te sturen en circa 2 weken voor de uiteindelijke datum nog een reminder.

Donderdag

Net als bij het bedrijfsleven is ook binnen het onderwijs de donderdag een goede dag voor bijeenkomsten. Begin juni was het zover en ik weet het was een mooie dag. Om het team te ondersteunen en te ontlasten, liep ik natuurlijk die dag ook in Rijswijk rond, gewoon met een badge van IDFocus.

Wil jij ook hulp bij de organisatie van een dag voor klanten of prospects? Neem contact met me op, want ik zet mijn jarenlange kennis en ervaring graag voor je in!