De AVG….wel of geen foto’s bij evenementen

Uit ervaring weet ik, dat het is bij bijeenkomsten (zoals sportwedstrijden of seminars) gebruikelijk is om foto’s of video’s te maken. Om bijvoorbeeld de publicatie in nieuwsbrief, op social media of op de website te ondersteunen. Maar mag dit met de komst van de AVG nog wel?

Informeren, publiceren en communiceren

De AVG schrijft voor dat personen van wie gegevens worden verwerkt, geïnformeerd moeten worden. Publiceer en communiceer dus een privacyverklaring op de site (en bij uitnodiging of bevestiging) met de mededeling welke gegevens je verzamelt en publiceert. Denk ook aan een bordje (bij het evenement of bijv. op het clubhuis) met de mededeling dat beeldopnamen gemaakt kunnen worden.

Geen toestemming, geen deelname?

Het veiligst is natuurlijk dat de personen op foto of video ook daadwerkelijk toestemming hebben gegeven. Je zou bijvoorbeeld bij de aanmelding als lid toestemming kunnen vragen voor het publiceren van zijn of haar foto’s op de website van de club, in het clubblad of via andere kanalen. Is het lid jonger dan 16 jaar, dan is toestemming van de ouder(s) nodig.
Het is niet toegestaan om het lidmaatschap of toelating tot het evenement afhankelijk te stellen van de toestemming. Toestemming moet vrij kunnen worden gegeven.

Gerechtvaardigd belang

Maar wat te doen bij publieksevenementen, waar het lang niet altijd mogelijk is om vooraf toestemming te vragen. Of wat dacht je van de promotie van een bepaald evenement of de vereniging in het algemeen? Gesteld kan worden dat de vereniging dan een gerechtvaardigd belang heeft. En naast toestemming is dat ook een mogelijke grondslag. Toestemming is dan ook niet in alle gevallen vereist. Als het gaat om beeldmateriaal dat wordt gebruikt in het kader van verslaglegging van een evenement (met een journalistieke reden) mag een foto ook zonder toestemming worden geplaatst. Overzichtsfoto’s hebben dan wel de voorkeur.

Voorzichtig

Al met al is voorzichtigheid geboden bij het maken en publiceren van foto’s en video’s van wedstrijden en andere evenementen. Bij twijfel biedt het vragen van toestemming zekerheid. Is dit praktisch niet mogelijk, houd er dan rekening mee dat het recht van bezwaar ervoor kan zorgen dat je alsnog foto’s moet verwijderen die je eerder hebt geplaatst. En daarvoor heb je natuurlijk een privacyverklaring op de site staan.

Hulp of advies nodig bij jouw bijeenkomst? Zorg voor kwaliteit en bel Comm’in Out voor een vrijblijvende afspraak. Zodat jij je helemaal op het evenement en op de gasten kunt richten. Bel vandaag nog 030-6049230.